MOTYWATORY ROBOTYZACJI

Terminowość i cykliczność dostarczonych danych, standaryzacja raportów, zapewnienie bezpieczeństwa informacji; odciążenie pracowników od manualnych schematycznych działań.

OPIS PRACY ROBOTA

Robot generuje następujące raporty za poprzedni miesiąc:
– raport pracowników zatrudnionych,
– raport uzgodnień zatrudnienia,
– raport kończących się terminów z podziałem na: kończące się umowy, kończące się orzeczenia, kończące się badania, statystyki niepełnosprawności.

Raporty dzielone są na oddzielne pliki według obszarów kadrowych, generuje jest losowe hasło, używane do zalogowania; następnie raporty zostają wysłane do odpowiedzialnych osób. Hasła do takich osób wysyłane są za pomocą SMS-ów.

MOTYWATORY ROBOTYZACJI

Usprawnienie i przyśpieszenie obiegu dokumentów oraz zapewnienie terminowości realizacji usługi. Wyeliminowanie ryzyka pominięcia w realizacji jakiegoś dokumentu; Stworzenie e-archiwum pism przychodzących i wysłanych odpowiedzi.

OPIS PRACY ROBOTA

Proces rozpoczyna się w momencie wpłynięcia pisma od organu egzekucyjnego. Pracownik kancelarii nakleja kolejny unikatowy barcode oraz skanuje dokument. Pojawienie się pliku ze skanami w folderze inicjuje pracę robota, który odczytuje z dokumentu wymagane dane (imię i nazwisko dłużnika, PESEL, konto, spółkę, dane nadawcy, sygnaturę sprawy, rodzaj dokumentu). Jeżeli odczytane informacje są wystarczające, robot loguje się do systemu SAP i wyszukuje dane związane z zatrudnieniem pracownika. Następnie uzupełnia bazę o odczytane dane, które są zaczytywane do formatki Excel w kancelarii.
Pracownik weryfikuje dane określonej spółki i przesyła w postaci paczki. Dokumenty są automatycznie posortowane po numerze PESEL i połączone w grupy w przypadku wystąpienie wielu pism dotyczących tego samego pracownika.

Dział potrąceń rozpoczyna pracę od uruchomienia dedykowanych, imiennych formatek oraz pobrania do nich danych z wybranej paczki. Następnie uzupełnia dane dotyczące realizacji pisma i dodaje zgłoszenie do wspólnej bazy. Dane ze wspólnej bazy wykorzystywane są do:
– stworzenia pliku do korespondencji,
– wyciągnięcia comiesięcznych raportów,
– analizy KPI pracowników,
– wyszukania pism.

Wyszukiwarka jest oddzielnym narzędziem wspierającym. Formularz pozawala na wyszukanie kilku pism lub konkretnego pisma w archiwum plików. Pisma wyszukiwane są z uwzględnieniem określonych przez użytkownika filtrów. Znalezione pliki można otworzyć, sprawdzić zawartość, bądź skopiować z folderu. Podczas pracy formularza użytkownik nie ma dostępu do oryginalnych plików. Formularz kopiuje znalezione dokumenty do folderu tymczasowego – tylko te pliki są dostępne dla użytkownika.

MOTYWATORY ROBOTYZACJI

Usprawnienie i przyśpieszenie procesu. Wyeliminowanie niebezpieczeństwa popełniania błędów w trakcie jego wykonywania.

OPIS PRACY ROBOTA

Robot pobiera listę wystawionych faktur i dane dotyczące kontrahentów w systemach SAP ERP oraz Impuls Evo. Weryfikuje je w wykazie ulg dla każdej ze spółek, dopisując niewystępujące w wykazie faktury. W lokalizacji sieciowej sekcji księgowości następuje weryfikacja plików zawierających informacje, które dotyczą dat oświadczeń o przysługiwaniu konkretnemu podmiotowi prawa do wystawienia na niego ulgi lub informacji o dacie wycofania tego oświadczenia.

W celu wystawiania szkicu ulgi, robot loguje się do wszystkich spółek zdefiniowanych do obsługi na platformie ewidencjaulg.pl (OBOPON) lub eulgi.pl (Info Baza Solution). Po wystawieniu szkicu zmienia w wykazie status na: po robocie. Szkice te są weryfikowane przez pracowników, którzy zatwierdzają ich poprawność zmieniając status na: sprawdzone. Dla wszystkich pozycji z tym statusem robot generuje ulgi – do wydruku z dwóch wymieniony powyżej platform.

Wygenerowane w formacie PDF ulgi zapisywane są pod określonym numerem ulgi oraz skrótem spółki na dysku sieciowym działu księgowości. Scalone pliki ulg dla danej spółki, z danego dnia, wysyłane są na drukarkę wraz z zaadresowanymi i opisanymi kopertami oraz potwierdzeniami odbioru. Wysyłany e-mailowo raport kończy pracę robota.

MOTYWATORY ROBOTYZACJI

Usprawnienie i przyśpieszenie procesu.

Wyeliminowanie niebezpieczeństwa popełniania błędów w trakcie jego wykonywania.

OPIS PRACY ROBOTA

Robot generuje w systemie SAP transakcję: Odbiorcy list pozycji pojedynczych – dla wskazanej w matrycy bazy spółek. System filtruje wynik raportu na podstawie wskazanych warunków i przenosi dane do pliku .xlsx. Numery faktur z raportu wklejane są do transakcji w systemie SAP: Raport dotyczący zaksięgowanych faktur. Po wyborze odpowiedniego układu wyświetlania i przefiltrowaniu wyniki eksportowane są do pliku .xlsx. Dla wybranych na podstawie określonych warunków faktur w systemie dokonywane są korekty daty e-faktury – informacja o wyniku tego działania przekazywana jest e-mailowo.