Dobre, sprawdzone pomysły na robotyzację procesów

Robotyzacja stworzyła nowe możliwości w zakresie usprawniania i optymalizacji pracy. Dzięki RPA organizacje osiągają nowy, wyższy poziom rozwoju, poprawiają produktywność, stosując nowoczesne metody podejścia do zarządzania efektywnością, jakością oraz elastycznością procesów.

Oto wybrane przykłady wielokrotnie sprawdzonych w praktyce rynkowej procesów, w których z dużym powodzeniem zastosowano rozwiązania RPA.

Automatyczny sposób weryfikacji za faktury podnosi jakość realizacji zamówienia. Robot pobiera określone dokumenty z e-mailowego załącznika, odczytuje znajdujące się na nim dane, porównuje je z bazą w systemie SAP, generuje i wysyła raport z potwierdzeniem dokonania przelewu lub z informacją o jego braku. W ten sposób w krótkim czasie i w prosty sposób zdobywamy bieżącą wiedzę na temat stanu uregulowanych należności, które wnikają z wystawionych faktur.

W działach HR robot dysponujący odpowiednimi, wprowadzonymi do systemu danymi, generuje umowę o pracę, oświadczenie dotyczące konta bankowego niezbędnego do regulowania spraw finansowych (przelewów wynagrodzenia), formularzy przetwarzania danych osobowych, czy odprowadzania podatku dochodowego oraz niezbędne informacje dotyczące warunków zatrudnienia i uprawnień pracowniczych. Po wydrukowaniu cała niezbędna dokumentacja jest gotowa do podpisu. 

Roboty pomagają usprawnić obsługę i zwiększyć efektywność w ustalaniu priorytetów w procesie nadawania wiadomościom przychodzącym od klientów odpowiednich kategorii – po otrzymaniu oznaczenia (w oparciu o analizę słów kluczy), e-maile trafiają do odpowiednich jednostek w organizacji.

RPA umożliwia stworzenie ogólnej bazy dostawców poprzez dodawanie nowych profili do systemu (np. w SAP) oraz aktualizację tych, które już w nim istnieją. Bieżąca aktualizacja danych jest w stanie zagwarantować sprawniejszą obsługę transakcji z dostawcami oraz poprawność informacji zawartych w dokumentacji.

RPA może znakomicie usprawnić proces dokumentacji i zarządzania składkami do ZUS opłacanymi przez firmy za pracowników. Robot loguje się samodzielnie do portalu PUE, pobiera niezbędne dane i tworzy raport w pliku Excel. Ułatwia to znacząco codzienną komunikację z pracownikami oraz umożliwia sprawną weryfikację informacji w przypadku nagłych kontroli.

Dzięki RPA możliwie jest automatyczne przesyłanie dokumentów – m.in. dokumentów obsługiwanych przez zusowski system „Płatnik” (np. formularzy ubezpieczonych) – w tym przypadku następuje eksport plików z SAP oraz import bezpośrednio do elektronicznej platformy ZUS. Za każdym razem generowany jest raport – dane nie wymagają dodatkowej weryfikacji.

Roboty aplikacyjne potrafią pobierać wystawione przez lekarzy zwolnienia lekarskie z utworzonego na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) profilu płatnika (pracodawcy). Są one wprowadzane automatycznie do wewnętrznego systemu danej organizacji. Na podstawie pobranych z systemu PUE zwolnień lekarskich, robot może m.in. złożyć wniosek o przyznanie zasiłku chorobowego.

Roboty znajdują zastosowanie w jednostkach sektora publicznego, korzystając z elektronicznych formularzy oraz wiadomości mailowych w tzw. bieżących sprawach; oferują wiele rozmaitych zastosowań przy szeregu procesów (np. przy automatycznej obsłudze zapytań z udziałem odpowiednio zintegrowanej platformy).

Robot  jest w stanie znacznie usprawnić licytacje za pomocą portali aukcyjnych, czy strony internetowej. Roboty samodzielnie wznawiają aukcje, bazując na informacji, że dana propozycja jest nadal aktualna – czyli nie doszło jeszcze do jej zakupu. Stwarzają także możliwość swobodnego ustalania np. rabatów.

W obszarze systemu finansowo-księgowego i systemów bankowych robot zapewnia bieżące rozksięgowanie transakcji (loguje się codziennie rano, pobierając wyciągi bankowe z poprzedniego dnia; następnie rozksięgowuje je z uwzględnieniem reguły księgowania lub korzysta z księgi zakupów i sprzedaży). Zapewnia również poprawność przydzielonych pozycji oraz bieżące informacje o statusie płatności; zwiększa wydajność działania m.in. w procesach zarządzania należnościami, windykacjami, czy kredytami kupieckimi.

Modele uczenia maszynowego (machine learning) oraz sensory na linii produkcyjnej zapewniają sprawne wykrywanie oraz identyfikację wszelkich anomalii i natychmiastową na nie reakcję. Robot przekazuje takie informacje odpowiednim osobom oraz wprowadza niezbędne dane do systemu.

Obsługiwane przez roboty elektroniczne wnioski umożliwiają szybki oraz prosty sposób finalizowania (bez konieczności wychodzenia z domu) operacji bankowych – także tych mających na celu ochronę naszego rachunku przez niepożądanym dostępem osób trzecich. Oprogramowanie działa dwadzieścia cztery godziny na dobę; jest w stanie zmniejszyć koszty obsługi nawet o 50%. Na wniosek użytkownika system blokuje kartę w przypadku jej utraty; może także zamknąć dane konto.

autor: RSS data: 09.02.2021