Dokumentacja procesów – ważna przed ich robotyzacją

Decydując się na wdrożenie robotyzacji należy mieć świadomość  znaczenia przekazu wiedzy o danym procesie. Dokumentowanie procesów oraz kontrola nad poprawnym wykonywaniem określonych czynności ma kluczowe znaczenie dla finalnej jakości wdrożenia RPA. Dobra współpraca organizacji z firmą wdrożeniową oparta jest na efektywnej komunikacji – jej istotę powinna stanowić wspólna platforma wymiany informacji oraz poglądów. Komunikacja taka nabiera szczególnego znaczenia już na etapie tzw. Proof of Concept.

Dokumentacja procesów nie jest, jak twierdzą niektórzy, zbędnym kosztem, co więcej ma ona często kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działań biznesu – w przypadku zaistnienia okoliczności związanych z utrudnionym dostępem do ekspertów dziedzinowych (spowodowanych np. kwestiami zdrowotnymi), czy nagłej konieczności wprowadzenia zmian w zrobotyzowanym procesie (bez dokumentacji może okazać się to bardzo trudne).  

Błędnie zrealizowany pierwszy krok w opisie procesu może mieć negatywne skutki – ich efektem będzie przedłużenie ofertowania, trudne negocjacje, czy nawet ostatecznie niesfinalizowanie współpracy. Aby skutecznie wybrać i opisać proces warto uwzględnić następujące narzędzia służące jego dokumentacji:

– instrukcje – pomocne m.in. w budowaniu algorytmów robota; przy czym niezwykle ważną kwestią jest ich aktualizacja;

– mapy BPWN – mapy procesów tworzone tą metodą zapewniają jednoznaczność koniczną do opisywania procesów w systemach, np. ERP – można je dowolnie modelować w celu uzyskania najbardziej optymalnego modelu działania;

– wizualizacja procesu – polegająca na nagraniu filmu czy wykonaniu zdjęć miejsc wykonywania danych czynności;

– standaryzacja – upewnienie się na etapie analizy procesu, czy dane wsadowe są jednolite – przeciwnym razie należy poddać je standaryzacji;

– optymalizacja – od działań z nią związanych zaczyna się wdrażanie zmian w organizacji, mających na celu wydajniejsze oraz efektywniejsze jej funkcjonowanie; określone działania mogą zostać zweryfikowane przy pomocy kalkulacji ROI przed wdrożeniem robotów oraz po nim.

autor: RSS data: 23.02.2021